Un déplacement professionnel est souvent synonyme d’organisation minutieuse et chronophage, parfois repoussée à la dernière minute. Or, la réussite d’un voyage d’affaires passe inévitablement par sa bonne organisation.
Que vous ayez prévu de vous rendre quelque part en France ou bien à l’étranger pour des raisons professionnelles, voici 10 étapes clés pour mener à bien sereinement et efficacement l’organisation de votre déplacement professionnel !
1 : définir clairement les objectifs du déplacement professionnel
La toute première étape incontournable d’un déplacement professionnel bien organisé : la définition de ses objectifs.
Il s’agit de déterminer la raison d’être de ce déplacement, c’est-à-dire le ou les objectifs d’entreprise devant être validés durant sa tenue ou bien à son issue. Au même titre que l’organisation d’un séminaire se doit d’être minutieuse, l’utilité ainsi que la rentabilité de ce voyage d’affaires doivent ainsi être analysés et établis dès le départ, en prenant notamment en compte :
- la destination,
- l’itinéraire,
- les participants,
- les étapes clés sur place,
- les personnes à rencontrer,
- les éventuels contrats à conclure.
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2 : anticiper son absence du bureau
La seconde étape clé de tout déplacement professionnel, souvent sous-estimée, consiste à dûment anticiper son absence du bureau. On entend par là qu’il est nécessaire de préparer son absence en s’assurant que l’intégralité des tâches urgentes, importantes ou ne pouvant être réalisées que par nos soins ont bien été complétées, que les collaborateurs ont été prévenus, ou encore qu’un message automatique d’absence a bien été mis en place.
Cela permet de pouvoir partir en déplacement professionnel l’esprit serein tout en veillant au bon fonctionnement de son service et de l’entreprise en général durant son absence.
3 : prendre en compte les protocoles internes
Contrairement à un voyage privé, un voyage d’affaires implique le respect d’un ou plusieurs protocoles internes déterminés directement par l’entreprise. Il est ainsi vivement recommandé de se renseigner au préalable sur les protocoles internes applicables au déplacement professionnel prévu (par exemple auprès du service RH), lesquels peuvent concerner :
- la ou les personnes devant donner leur accord pour ce déplacement professionnel,
- le budget maximum par type de déplacement,
- le mode de règlement des principales dépenses du déplacement (avance des frais par le salarié, paiement par le biais d’une carte d’entreprise …),
- les prestataires habituels de l’entreprise (agence de voyages, compagnie aérienne ou chaîne d’hôtels précises …),
- le mode de remboursement des frais engagés,
- la désignation d’un collaborateur référent durant son absence.
4 : déterminer un budget en amont
Dès lors que les objectifs ainsi que la destination du déplacement professionnel ont été déterminés, l’étape suivante consiste bien entendu à fixer un budget global.
Ce budget doit être adapté aux moyens matériels et financiers de l’entreprise, mais également aux différents postes de dépenses relatifs au déplacement envisagé, dont les frais d’hébergement, de transport, de participation à un séminaire donné ou encore d’entretien des relations clients.
Bon à savoir : les frais engagés lors d’un déplacement professionnel peuvent être exonérés des cotisations sociales et sont de plus déductibles du résultat imposable de l’entreprise.
5 : sélectionner et réserver son hébergement
Le choix de l’hébergement est un autre choix crucial, au regard de son standing, de sa facilité d’accès, de sa proximité de l'événement visé ou des clients ou partenaires commerciaux à rencontrer, ou encore de la durée du séjour. Il est également utile de porter son attention sur les matériels et équipements mis à disposition sur place : débit WiFi, espaces de travail individuels ou collectifs, matériel informatique …
Entre hôtels classiques, appart’hôtels, locations de particulier à particulier et villas d’exception autour de Paris avec services inclus, le choix est vaste. La clé est de sélectionner un hébergement adapté tant à son budget, au nombre de participants au déplacement qu’à la proximité désirée de ses objectifs ou des personnes à rencontrer. Bien sûr, une fois que le choix a été fait, nous vous recommandons de réserver dans les meilleurs délais !
On vous a sélectionné un top 5 de nos logements préférés :
- Le manoir de Vacheresses
- Le domaine d'Arbaud
- La maison Younan
- La villa de Sandrine et Willy
- La maison d'Aurélien
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6 : choisir le moyen de transport le plus adapté
Dans la suite logique de la réservation de votre hébergement, il est également indispensable de booker votre moyen de transport. Afin de correctement le choisir, il faut tenir compte de la destination du déplacement professionnel, du nombre de personnes participant à ce déplacement, de votre budget ainsi que de toute contrainte supplémentaire.
Les trains et TER sont les moyens de transport les plus utilisés pour partir en séminaire, ils se révèlent davantage adaptés pour les moyennes distances voire les pays limitrophes à la France. Enfin, un déplacement professionnel complètement assuré en voiture ou bien impliquant la réservation d’une voiture sur une partie du trajet permet de bénéficier d’une flexibilité appréciable.
7 : réserver ses billets à l’avance
Si votre déplacement professionnel nécessite de prendre un train, il est vivement conseillé de réserver les billets à l’avance, autant que possible.
D’une part, cela vous permettra de réaliser des économies très intéressantes tout en disposant d’un large choix de créneaux de déplacement, vous offrant même la possibilité d’opter pour la gamme supérieure de confort. D’autre part, l’un des principaux facteurs de votre déplacement professionnel sera ainsi assuré d’avance, vous permettant d’avoir l’esprit serein et de vous concentrer sur le cœur des objectifs du déplacement.
8 : fixer un emploi du temps détaillé
Un déplacement professionnel doit rester productif, notamment au regard des objectifs qui lui sont attachés. Afin d’augmenter vos chances de compléter ces objectifs, une astuce simple mais efficace consiste à déterminer un emploi du temps détaillé en amont.
En d’autres termes, il s’agit de disposer d’une sorte de feuille de route de déplacement professionnel, listant les heures et endroits précis auxquels il faut être présent, les identités de chaque personne importante devant être rencontrée, les modalités de rendez-vous ou de participation à un évènement, sans oublier d’inclure les temps de transport respectifs entre chaque ligne d’agenda. S’il s’agit d’un séminaire d’entreprise, il est alors utile de se fixer des deadlines de productivités et de noter les horaires de chaque activité, qu’il s’agisse de team building ou de réunions de brainstorming.
9 : préparer les documents utiles (passeport, visa, permis de conduire …)
Avant-dernière étape : la préparation de l’ensemble des documents personnels indispensables au bon déroulement du déplacement professionnel. Pièce d’identité et/ou passeport, visa pour un pays étranger (hors espace Schengen et pays européens), permis de conduire, certificats de vaccinations, cartes de visites professionnelles …
Bon à savoir : assurez-vous que votre pièce d’identité ou que votre passeport seront bel et bien en cours de validité pour les dates de votre déplacement professionnel, si possible longtemps en avance. Les délais administratifs de renouvellement peuvent être très longs, de l’ordre de plusieurs mois, il est ainsi primordial de prendre cela en considération.
10 : souscrire à une assurance professionnelle voyage
Enfin, dernière étape mais non des moindres : la souscription d’une assurance professionnelle voyage.
Toute entreprise est légalement tenue d’assurer ses salariés aussi bien au sein de ses locaux que lorsque ces derniers sont en déplacement professionnel. Toutefois, souscrire à une assurance professionnelle voyage complémentaire vous permettra de limiter vos dépenses en cas d’imprévu et surtout de prendre en charge l’intégralité de vos frais médicaux et de rapatriement si nécessaire.
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