L’organisation d’un séminaire d’entreprise est un véritable enjeu pour tous les types d’entreprises, tant au regard des objectifs qui lui sont assignés que de la sélection du lieu le plus propice à un tel évènement.
Or, concernant justement le sujet du lieu idéal d’un séminaire, il n’est pas toujours simple de savoir par quoi commencer pour le trouver. Entre la superficie du lieu, sa capacité d’accueil, l’adéquation de ses infrastructures avec les objectifs de l'événement ou encore son prix, il existe une multitude de facteurs à prendre en compte.
Cet article a été pensé pour vous aider à mieux comprendre ce que vous attendez réellement de votre séminaire d’entreprise, ainsi qu’à choisir un lieu de séminaire unique et pleinement adapté à vos exigences et à votre budget.
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Les bonnes raisons d’organiser un séminaire d’entreprise
Contre toute idée reçue, un séminaire d’entreprise représente bien plus qu’un simple événement professionnel organisé en dehors du lieu de travail habituel, concentré autour d’objectifs professionnels stricts et agrémenté de quelques activités amusantes. Un séminaire d’entreprise est doté d’une plus-value à part entière pour la structure qui l’organise, aussi bien dans le cas des grandes entreprises que dans le cas des TPE et PME. Côté Direction et Manager, un séminaire professionnel est l’occasion parfaite pour booster la productivité et les performances, faire le bilan de l’année écoulée tout en préparant les échéances à venir. Côté participants cette fois-ci, un tel évènement se révèle particulièrement intéressant pour améliorer la communication et la cohésion d’équipe.
Voici quelques conseils pour trouver le lieu de séminaire parfaitement adapté à vos besoins, à votre budget ainsi qu’à vos objectifs stratégiques :
- Évaluez correctement vos besoins et les objectifs du séminaire,
- Connaissez parfaitement votre audience,
- Un grand lieu de séminaire n’est pas synonyme de séminaire réussi,
- Définissez l’ambiance idéale de votre séminaire,
- Enfin, payez le juste prix !
1 : évaluez correctement vos besoins et les objectifs du séminaire
Afin de vous aider à trouver le meilleur lieu pour votre séminaire d’entreprise, notre premier conseil consiste à accorder le temps nécessaire à la délimitation de vos besoins et des objectifs de séminaire qui en découlent.
Que vous visiez à organiser un séminaire pour mettre en place un nouveau CODIR, intégrer de nouveaux collaborateurs en bonne et due forme ou tout simplement renforcer la cohésion d’équipe entre l’ensemble de vos effectifs, la clé est de savoir dès le départ pourquoi vous organisez ce séminaire et ce que vous en attendez concrètement en termes de résultats. Dès lors, il vous sera beaucoup plus facile de choisir un lieu plus ou moins équipé d’un point de vue salles de réunion ou au contraire terrains de sports extérieurs.
- Ce qu’il faut retenir : les objectifs d'un séminaire constituent la colonne vertébrale de son organisation.
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2 : Connaissez parfaitement votre audience
Une fois que vous avez déterminé les objectifs du séminaire, l’étape suivante est d’adapter le lieu de ce dernier aux spécificités de votre audience, c’est-à-dire des participants. En d’autres termes, il s’agit de prendre en compte le nombre de participants, leurs liens (équipes habituées à travailler ensemble ou pas), leurs fonctions dans l’entreprise, la présence de personnes à mobilité réduite et ainsi de suite.
La configuration des lieux aura donc un rôle important à jouer dans le bon déroulement de votre séminaire ainsi que dans sa réussite.
- Ce qu’il faut retenir : choisir un lieu de séminaire à même de mettre à l’aise l’ensemble des participants.
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3 : Un grand lieu de séminaire n’est pas synonyme de séminaire réussi
En matière d’organisation de séminaire, l’une des erreurs les plus fréquentes est de vouloir réserver à tout prix un lieu très grand, impressionnant et doté de toutes les infrastructures imaginables. Or, le meilleur lieu de séminaire pour vos besoins ne doit pas nécessairement être un lieu vaste. Pour trouver votre lieu de séminaire idéal, nous vous conseillons ainsi de porter davantage attention à sa localisation plus ou moins proche de votre siège social, à la répartition de ses pièces d’hébergement et de réception, ou encore à l’ambiance générale que le lieu dégage (bucolique, moderne, chargé d’histoire …). La superficie totale du lieu constitue ainsi un facteur bien moins important que tous ceux que nous venons de citer.
Pour approfondir le sujet, n’hésitez pas à consulter notre article sur les 10 meilleurs lieux pour partir en séminaire autour de Paris !
- Ce qu’il faut retenir : soyez pointilleux sur les détails pratiques du lieu et son atout charme, sans rechercher forcément la plus grande superficie.
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4 : Définissez l’ambiance idéale de votre séminaire
Dans la continuité de ce que nous venons d’aborder, il est fondamental de connaître en amont le type d’ambiance que vous souhaitez instaurer durant votre séminaire.
Que vous visiez un séminaire calme au vert, un endroit subtilement insolite ou encore un séminaire rythmé par de nombreuses activités de team building sportives et créatives, le choix vous appartient. Le choix du meilleur lieu de séminaire doit ainsi être réalisé suivant l’atmosphère générale que vous souhaitez créer autour de votre évènement.
- Ce qu’il faut retenir : chaque lieu est doté de sa propre ambiance, à vous de déterminer le cachet que vous voulez donner à votre séminaire.
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5 : Payez le juste prix !
Enfin, dernier conseil mais non des moindres : fixez-vous un budget réaliste et surtout payez le juste prix !
Au-delà de la localisation de votre séminaire ou encore des infrastructures qu’il propose, nous vous recommandons de fixer votre budget séminaire en amont. Ce dernier doit être autant réaliste que possible, concernant tant les objectifs qu’il doit remplir que les moyens financiers de votre entreprise.
De plus, outre votre budget, assurez-vous de payer le juste prix. Le prix par participant et par nuit doit ainsi être proportionné à la qualité de service qui vous est fournie ainsi qu’au standing demandé. Sur ce point, les équipes de Naboo sont à votre pleine et entière disposition pour vous aider à trouver le lieu de séminaire idéal au meilleur rapport qualité-prix, sans frais cachés et surtout pour une expérience inoubliable !
- Ce qu’il faut retenir : ne pas hésiter à se faire conseiller par des équipes professionnelles telles que celles de Naboo pour trouver le meilleur rapport qualité-prix, et payer juste ce qu’il faut pour un séminaire sur-mesure.
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