L'organisation d'un séminaire d'entreprise est une tâche bien plus complexe qu’il n’y paraît, cette dernière nécessitant une attention particulière afin de garantir une expérience inoubliable à l’ensemble des participants. Malgré votre bonne volonté, il est facile de commettre des erreurs à même de nuire à l'efficacité ainsi qu’à la réussite de votre événement.
Dans cet article, nous allons justement vous présenter les 10 erreurs les plus courantes à éviter lors de l'organisation de votre séminaire d'entreprise. De la planification générale à la sélection du lieu, en passant par l’implication des participants et la gestion du temps, nous allons vous donner toutes les astuces pour que votre séminaire d'entreprise soit un succès. Vous êtes prêts ? Alors, c’est parti !
1 : Ne pas définir clairement les objectifs du séminaire
La première erreur majeure à éviter consiste à ne pas définir les objectifs du séminaire de manière claire et précise ! Bilan de l’année écoulée, intégration de nouveaux salariés, renforcement de la cohésion d’équipe, récompense des excellentes performances des collaborateurs ou encore préparation d’échéances à venir ne sont que quelques exemples.
En d’autres termes, il est indispensable de déterminer la réelle utilité du séminaire, ce que vous en attendez, ainsi que ce qu’il apportera à l’ensemble des participants. Les objectifs stratégiques assignés à un séminaire peuvent ainsi varier d’une entreprise à une autre, ou d’une période à une autre.
Dès lors, en définissant clairement ces objectifs dès le début, le choix de la destination ou encore les activités proposées aux participants pourront alors être orientés en conséquence.
2 : Mal évaluer la durée et le format du séminaire
Seconde erreur à éviter : une mauvaise évaluation de la durée ainsi que du format du séminaire.
On entend par là qu’il est primordial de ne pas sous-estimer la durée de séminaire nécessaire pour que les objectifs principaux qui lui sont attachés puissent être remplis, tout en évitant également de sur-estimer cette durée, ce qui ne ferait qu’engendrer des frais supplémentaires inutiles.
3 : Choisir un lieu inadapté ou difficilement accessible
On ne cesse de le répéter, le choix du lieu du séminaire est un facteur clé de la réussite de votre évènement. Or, ce choix ne doit être fait ni à la va-vite, ni sur la base de critères uniquement esthétiques.
Lorsqu’il s’agit de choisir le lieu idéal pour votre séminaire, il est indispensable que ce dernier soit parfaitement adapté aux objectifs de l'événement, au nombre de participants, au temps de trajet maximum souhaité depuis le siège de l’entreprise ou encore à votre budget. Le lieu sélectionné doit ainsi être adapté tant au programme du séminaire, aux profils des participants qu’à vos moyens financiers. Ni plus, ni moins.
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4 : Ne pas fixer un budget réaliste
Dans la continuité de ce que nous venons d’aborder, l’une des autres erreurs que nous observons régulièrement est l’absence de budget, ou du moins de budget réaliste.
Il est vrai qu’un lieu de séminaire doit avant tout être capable d’accueillir la totalité des participants listés pour l’évènement, et disposer des infrastructures adéquates au regard du planning de séminaire, s’agissant tant des salles de réunions et des équipements de travail que des loisirs disponibles sur place.
Toutefois, le lieu du séminaire ainsi que l’ensemble des autres facteurs logistiques tels que le transport, la restauration ou encore l’animation doivent être étudiés en amont et encadrés par un budget réaliste, tout en prévoyant une marge de manœuvre pour les imprévus.
5 : Établir un programme de séminaire trop chargé
Un séminaire d'entreprise peut rapidement s’avérer épuisant voire démotivant pour les participants s'il est trop chargé. En dehors des sessions de coworking ou des réunions, il est alors primordial d’équilibrer le programme du séminaire avec des activités en groupe originales types team building ou tout simplement des moments de détente durant lesquels les participants seront libres de leurs mouvements.
Grâce à cela, leur motivation et leurs capacités de concentration seront optimisées, ce qui ne fera que participer à la validation des objectifs du séminaire ainsi qu’à la réussite de l’évènement en général.
6 : Ne pas prévoir d'activités de team building
Certes, un séminaire d’entreprise a vocation à remplir des objectifs stratégiques fixés en amont par la direction de l’entreprise, tels que le bilan de l’année écoulée ou encore la préparation de futurs projets.
Cependant, il faut garder à l’esprit qu’en réunissant l’ensemble des collaborateurs en dehors du cadre de travail habituel, un séminaire d’entreprise est l’occasion parfaite pour renforcer la cohésion d’équipe, fluidifier les échanges et la qualité de la communication entre tous, tout en créant des souvenirs mémorables en commun. Les activités de team building s’illustrent alors comme un must-have de n’importe quel planning de séminaire !
7 : Ne pas communiquer suffisamment auprès des participants
La communication est un élément clé de la réussite d'un séminaire d’entreprise, peu importe son format ou encore ses objectifs. Cela implique que les participants doivent être dûment informés de tous les détails concernant le séminaire, de ses enjeux, du mode de transport et d’hébergement, du planning quotidien ou encore des activités informelles prévues sur place.
Au-delà du fait d’informer les participants en amont du séminaire, il est également très utile de les briefer régulièrement tout au long du séjour afin qu’ils se sentent pleinement impliqués dans le programme.
8 : Sauter l'Étape du Bilan Post-Séminaire
Dans le cadre d’un séminaire d’entreprise, l’une des autres erreurs fréquemment commises consiste à se limiter à l’organisation pure et dure de l’évènement, sans s’attarder sur la communication post-séminaire. Or, il s’agit d’un faux-pas stratégique !
L'évaluation des résultats du séminaire est une étape essentielle, tant pour recueillir le ressenti de l’ensemble des participants que pour améliorer l'organisation des futurs séminaires de l’entreprise.
9 : Attendre le dernier moment pour réserver
Un séminaire d’entreprise reste un véritable déplacement professionnel en groupe, nécessitant de ce fait une certaine rigueur concernant l’organisation du moindre aspect logistique. Sélection et réservation du lieu de séminaire, du mode de transport des participants, sans oublier le système de restauration …
Plus tôt les différentes réservations seront faites, plus vous aurez le choix entre de nombreuses options, et surtout plus vite vous aurez l’esprit serein !
10 : Ne pas faire appel à un professionnel
Enfin, dernière erreur à éviter lorsqu’il s’agit d’organiser un séminaire d’entreprise : vouloir tout faire soi-même, sans déléguer ni demander conseil !
Les préparatifs propres à un séminaire d’entreprise sont à la fois chronophages, fastidieux, et parfois techniques. En gérant uniquement en interne une telle montagne de responsabilités, vous pourrez rapidement vous sentir dépassé, ne pas réussir à tenir les délais de votre rétro-planning voire ne pas avoir accès à des lieux de séminaire et à des prestations d’un rapport qualité-prix intéressant. Vous voulez un conseil simple pour éviter cela ? N’hésitez pas à déléguer l’organisation de votre séminaire, surtout en faisant appel à des professionnels qui connaissent parfaitement leur métier !
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