Vous souhaitez organiser un séminaire d'entreprise, mais vous ne savez pas par où commencer ? Cet article a justement été pensé comme un guide sur l’organisation d’un séminaire mémorable et surtout finement rodé, incluant toutes les étapes clés à suivre pour un séminaire réussi.
Que ce soit pour renforcer la cohésion d'équipe, accueillir de nouveaux collaborateurs ou encore présenter les projets à venir, un séminaire est un événement important pour toutes les entreprises. Toutefois, son organisation se révèle souvent chronophage et fastidieuse. Voici nos conseils ainsi qu’un modèle d’organisation à télécharger pour réussir votre séminaire d'entreprise, de la définition de ses objectifs à sa conclusion et au recueil des avis des participants.
Comment réussir l’organisation de son séminaire d’entreprise ?
Contre toute idée reçue, l’organisation d’un séminaire d’entreprise ne se limite pas uniquement au choix du lieu idéal ou encore à la détermination d’activités de team building. Son organisation est bien plus complexe qu’il n’y paraît, notamment au regard des multiples contraintes logistiques ou encore financières à prendre en compte.
Dès lors, pour réussir l’organisation de votre séminaire d’entreprise, l’astuce incontournable consiste à mettre au point un rétro-planning. En d’autres termes, il s'agit d’un planning anticipé de chaque étape clé propre à l’organisation de l’évènement. Abordons dès maintenant les étapes clés de l'organisation d'un séminaire ainsi que les composantes phares d’un rétro-planning de séminaire efficace !
Bon à savoir : il est important de prévoir des marges de temps pour chaque étape clé de l’organisation de votre séminaire, notamment afin d'éviter les retards et les imprévus. Il est également recommandé de constituer une équipe dédiée à l'organisation du séminaire, ou bien de déléguer l’organisation à des professionnels à même de vous fournir un service sur-mesure !
Étapes Clés du Rétro-Planning de Séminaire
1 : Définir en priorité l’objectif du séminaire d’entreprise
Avant même de se consacrer au rétro-planning de votre séminaire d’entreprise, la première étape incontournable exige de définir le ou les objectifs de votre évènement. Ce dernier peut ainsi être destiné à réaliser le bilan de l’année écoulée, féliciter les collaborateurs pour leurs performances, améliorer la communication entre différents services, ou tout simplement annoncer et préparer les échéances à venir de l’entreprise.
Il faut garder à l’esprit que l’objectif principal du séminaire influence directement les étapes suivantes de son organisation, ainsi que les aspects logistiques qui en découleront.
2 : Déterminer le nombre précis de participants
Afin de correctement élaborer votre rétro-planning ainsi que chacune de ses étapes, il vous sera indispensable de connaître avec précision le nombre de participants attendus pour votre évènement. Sans cette information, il sera impossible de fixer un budget, de choisir un lieu de séminaire doté de la bonne capacité d’accueil ou encore de prévoir le transport des participants.
3 : Choisir les dates du séminaire
Dès lors que vous avez déterminé les objectifs du séminaire ainsi que le nombre de participants, il est alors temps de choisir les dates de votre séminaire. Ces dates peuvent sensiblement varier suivant l’objectif principal de l’évènement, notamment s’il s’agit de réaliser le bilan des performances en fin d’année ou de relancer le rythme à la rentrée.
Les dates peuvent également être choisies en fonction du type de séminaire envisagé, l’été étant idéal pour un séminaire à la mer, tandis que l’hiver se prête parfaitement à un séminaire à la montagne.
4 : Réserver réserver le lieu du séminaire, idéalement plusieurs semaines en avance
Étape clé du rétro-planning : procéder à la réservation du lieu de séminaire. Cette étape constitue de loin l’une des étapes les plus importantes de votre rétro-planning de votre séminaire.
Plus tôt cette case est cochée, et plus tôt vous aurez l’esprit serein tout en étant à même de poursuivre le reste de l’organisation, c’est-à-dire informer les participants et finaliser les aspects logistiques de l'événement. Idéalement, le lieu du séminaire doit être réservé au moins plusieurs semaines avant le Jour J, ce qui permet de faire face au moindre imprévu ainsi que d’obtenir des tarifs intéressants sur les moyens de transport des participants si nécessaire (train, covoiturage …).
N’hésitez pas à consulter notre article sur « Comment trouver le meilleur lieu de séminaire » !
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5 : Préparer les supports de communication (invitation, programme, plan d’accès)
Un rétro-planning de séminaire digne de ce nom doit également prévoir la création de supports de communication adaptés, destinés à fournir l’intégralité des informations pertinentes et utiles aux participants concernant le déroulement du séminaire.
Les enjeux du séminaire, son programme détaillé ou encore le plan d’accès au lieu de l'événement font partie des informations essentielles à mettre en forme puis à transmettre.
6 : Fixer des deadlines précises pour chaque étape clé
De manière générale, le rétro-planning doit prévoir des deadlines précises pour chaque étape précédemment citée, de telle sorte que l’organisation du séminaire puisse être assurée de manière progressive, rigoureuse et contrôlée. Les différentes deadlines permettent ainsi de mener à bien l’organisation étapes par étapes sans oublis, tout en procurant une visibilité appréciable à l’entreprise.
7 : Tenir à jour l’état d’avancement de l’organisation du séminaire
Dernière étape à ne pas oublier : tenir à jour l’état d’avancement de l’organisation. Un rétro-planning permet avant tout de garder une vision d’ensemble sur l’organisation de votre évènement professionnel, y compris sur le statut de chaque étape avec par exemple le listing des participants indiqué comme « Fait » ou encore la réservation du mode de transport marquée comme « En cours ». Ainsi, vous pourrez suivre en temps réel l’évolution de l’organisation de votre séminaire.
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