Un séminaire d’entreprise est bien plus qu'une simple occasion de réunir des collaborateurs autour de diverses activités. Il s’agit d’un événement à la fois humain et stratégique à part entière permettant d’améliorer la cohésion d’équipe, d’identifier les points forts et les points faibles, et de renforcer la productivité générale.
L’organisation d’un séminaire exige une préparation minutieuse, pour laquelle il est souvent recommandé de s’adresser à un prestataire professionnel externe. Divers facteurs tels que le nombre de participants, la localisation du séminaire, le type d’hébergement, le standing des repas ou encore la nature des activités influencent grandement le budget d’un séminaire. Voici un récapitulatif des informations à prendre en compte afin de correctement calculer votre budget séminaire 2024.
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L'intérêt d'organiser un séminaire d'entreprise
Lorsqu’une entreprise organise un séminaire pour ses salariés et ses collaborateurs, il s’agit bien entendu d’une excellente manière de renforcer tant les liens entre eux que l’esprit collectif. Cependant, un séminaire présente de nombreux intérêts supplémentaires, tels que :
- Communiquer auprès de l’ensemble des collaborateurs, partenaires voire clients sur la culture d’entreprise,
- Améliorer la qualité des échanges au sein d’une équipe ou de l’entreprise dans sa globalité,
- Féliciter et récompenser les collaborateurs,
- Stimuler leur implication et leur motivation,
- Dresser un bilan de l’année écoulée et annoncer les prochains objectifs,
- Relancer l’activité en douceur à la rentrée ou suite à de longs congés,
- Optimiser les performances de chacun en vue d’un projet précis.
Dans un premier temps, il est ainsi essentiel de déterminer les objectifs stratégiques du séminaire. Ces derniers permettent de fixer sa nature : séminaire de formation, de management, de cohésion ou encore d’intégration sont quelques exemples.
Dès lors que les objectifs du séminaire ont été délimités, ainsi que les participants ciblés, l’entreprise disposera d’une meilleure visibilité concernant les moyens logistiques nécessaires pour mener à bien son séminaire.
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Quels critères prendre en compte pour son budget séminaire ?
Par définition, un budget permet de chiffrer par avance un évènement, ainsi que d’en contrôler le coût. Il est régulièrement divisé en plusieurs sous-catégories de postes de dépenses, telles que le transport, la restauration ou l’hébergement. Cela permet notamment aux entreprises de comparer les gammes de services entre elles, et d’apprécier de quelle manière elles influencent le budget global avant de prendre une décision finale.
Afin de définir le budget d’un séminaire avec le plus de précision possible, il est ainsi judicieux de prendre en compte différents postes de dépenses, tels que :
- le nombre de participants,
- la localisation, notamment au regard de la qualité et de la superficie du bien,
- le type d’hébergement, entre chambres partagées et chambres individuelles,
- la durée du séminaire,
- le type d’activités prévues (team building, escape game…)
- le transport des participants jusqu’au lieu du séminaire,
- sans oublier le standing de la restauration.
Intéressons nous maintenant en détails à ces postes de dépenses, ainsi qu’à la manière dont leur budget peut varier du simple au double suivant vos exigences de qualité ainsi que vos éventuelles contraintes.
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L’importance de la localisation
Au regard du budget, le lieu destiné à accueillir un séminaire d’entreprise fait partie des critères les plus importants. Une localisation en province sera ainsi plus abordable qu’à proximité d'une grande ville. Toutefois, le caractère exceptionnel d’un bien peut inverser cette tendance, comme par exemple dans le cas de la location d’un manoir ou d’une villa haut de gamme. Il reste utile de penser à la question du transport, c’est-à-dire de l’acheminement des participants jusqu’à l’endroit censé accueillir le séminaire. Sur ce point, la règle est ainsi inversée : une grande ville met à disposition des transports en communs très peu onéreux, chacun pouvant arriver par ses propres moyens s'il s’agit de la ville de l’entreprise. A contrario, un cadre naturel dépaysant implique un transport plus complexe et plus onéreux, notamment par le biais d’un train.
L’enjeu est donc de trouver un certain équilibre entre la localisation plus ou moins urbaine ou naturelle du séminaire, la superficie nécessaire à son déroulement et à l’hébergement des participants, le temps de trajet considéré comme acceptable, et bien sûr le budget alloué à ces facteurs.
Bon à savoir : chez Naboo, nous pouvons vous proposer plus de 600 lieux certifiés avec Wifi haut débit, des équipements de travail et très facilement accessibles. Et chacune de nos fiches de lieu mentionne le temps de trajet depuis Paris en voiture et en train.
Les frais d’hébergement
L’hébergement est une étape incontournable pour tout séminaire d’entreprise, ce dernier étant destiné à durer plusieurs jours, voire une semaine entière. Le nombre de participants prévus ainsi que le type de chambres désiré sont les deux principales composantes d’un budget hébergement. Une chambre partagée est comprise dans une fourchette de 30 à 70 € par personne, tandis qu’une chambre individuelle coûte entre 70 et 130 € par personne suivant le standing du lieu ainsi que de la chambre elle-même.
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La flexibilité des horaires d’arrivée et de départ
Il s’agit là d’un critère souvent sous-estimé lors de l’organisation d’un séminaire d’entreprise, mais qui a toute son importance : la flexibilité des horaires d’arrivée et de départ.
Lors de la réservation d’une location à des fins de séminaire, les entreprises sont régulièrement confrontées à des règles précises concernant les heures d’arrivée et de départ. La plupart du temps, le check in est réalisé entre 14 et 16h, et les check out au plus tard à 10h, au même titre que dans un hôtel lambda.
Or, une certaine flexibilité en termes d’horaire est très appréciable, en particulier dans le cadre d’un séminaire d’entreprise regroupant de nombreuses personnes. Dans votre calcul de budget de séminaire, nous vous recommandons ainsi de prendre en compte les atouts mis en avant par Naboo, une plateforme dédiée aux entreprises. Un conseiller dédié ainsi qu’une grande flexibilité horaire sont ainsi à votre disposition afin d’optimiser votre expérience, avec des arrivées possibles dès 10h, et des départs tardifs jusqu’à 18h.
De ce fait, nul besoin de payer une nuitée supplémentaire ou tout autre frais pour l’ensemble de vos collaborateurs afin qu’ils puissent arriver et partir à l’heure qui leur convient. Une manière de simplifier l’organisation de votre séminaire d’entreprise en la confiant à des professionnels, tout en réalisant des économies proportionnelles au nombre de participants.
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Quid des repas fournis
Au-delà de l’hébergement, les options de restauration sont l’un des autres facteurs personnalisables lors des préparatifs d’un séminaire. Il est possible d’opter pour : de simples livraisons de courses à domicile dès 3 € par personne au petit-déjeuner, ou 8 € par personne pour un repas complet,
des livraisons provenant de traiteurs finement sélectionnés pour 20 à 40 € par personne,
la formule premium incluant un chef à domicile à disposition des membres du séminaire, pour des repas sur-mesure compris dans une fourchette de 45 à 60 € par repas et par personne. Cela inclut le fait de mettre la table, débarrasser et faire la vaisselle.
Bon à savoir : Naboo a mis en place différentes formules, avec un frigo rempli à l’arrivée pour une cuisine conviviale entre collègues pour la version économique, ou un frigo rempli auquel s’ajoutent un ou plusieurs repas traiteurs pour la version standard.
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Ne pas oublier les activités !
Bien entendu, afin que les objectifs du séminaire puissent être atteints, les activités auxquelles seront soumis les participants sont essentielles. Qu’elles soient de nature instructives, sportives, créatives, orientées brain storming ou même ludiques, elles constituent le pivot du séminaire d’entreprise. En d’autres termes, c’est surtout à travers les activités proposées aux participants qu’il est possible de construire une véritable cohésion de groupe, ou de compléter n’importe quel autre objectif.
Bon nombre d’activités sont gratuites suivant le lieu réservé : babyfoot, billard, sauna, spa, hammam, piscine classique et piscine chauffée, terrain de volley/badminton/basket, court de tennis, sans oublier les balades en forêt ou tout autre cadre naturel à proximité.
À cela peuvent s’ajouter des activités de groupe payantes, dites de team building. Nos équipes ont pré-sélectionné les meilleurs services et activités référencés pour chaque logement, de manière à faciliter votre organisation ainsi qu’à optimiser votre expérience. Escape game, dégustation de vins, olympiades sportives, ateliers artistiques ou encore intervenants extérieurs sur des sujets spécifiques en sont quelques exemples. Une activité de team building d’une demie-journée coûte ainsi 20 à 50 € par personne, mais les infrastructures incluses sur place telles que les piscines ou les terrains de sport sont gratuites.
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Séminaire d’entreprise et évènement team building : les offres de Naboo
Nos formules ont été pensées pour satisfaire tout type de séminaire, cela avec le meilleur rapport qualité-prix. Bénéficiez par exemple de tarifs période creuse (en semaine ou hors vacances scolaires) à partir de 30 € par personne pour l'hébergement
Suivant votre projet de séminaire ainsi que votre budget, les équipes de Naboo vous propose 3 gammes de prix différentes, pour 1 nuit et 2 jours :
Économique :
- chambres partagées de 30 à 50 € par personne,
- livraison des courses à domicile avec frigo rempli à l’arrivée pour 30 € par personne,
- activités gratuites incluses sur place,
- transport très accessible et peu onéreux pour environ 10 € par personne,
- soit un total de 70 à 90 € par participant.
- (exemple : La maison de Cyrille)
Standard :
- chambres partagées dans un endroit de qualité de 50 à 70 € par personne,
- livraison des courses à domicile incluant des plats de traiteur et avec frigo rempli à l’arrivée, pour 60 € par personne,
- activités gratuites incluses sur place,
- transport pour environ 20 € par personne,
- soit un total de 130 à 150 € par participant.
- (exemple : le gîte de Marine)
Premium :
- chambres individuelles dans un lieu haut de gamme, de 100 à 130 € par personne,
- mise à disposition d'un chef à domicile pour 100 € par personne,
- activités gratuites incluses sur place ainsi que des activités originales sur demande, pour 50 € par personne,
- transport assuré par train pour un temps de trajet moyen de 3h, pour environ 80 € par personne,
- soit un total de 330 à 360 € par participant.
- (exemple : Le mas d'Alex)
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